Politique de confidentialité

Dans le cadre de l’accès à l’application « My eRelevé » (ci-après l’« Application »), la société Sodimas est susceptible de collecter et de traiter des données à caractère personnel vis-à-vis des utilisateurs de l’Application.  

La société Sodimas attache une grande importance à la confidentialité et à la sécurité de vos données à caractère personnel.

Cette politique de protection des données à caractère personnel a pour objectif de vous informer de manière claire, simple et transparente des modalités de traitements de données à caractère personnel réalisés en lien avec l’accès et l’usage de l’Application, et des droits dont vous disposez pour contrôler vos informations personnelles et respecter votre vie privée.

1. Qui est le responsable de traitement ?

Les traitements de données à caractère personnel sont mis en œuvre par la société Sodimas SA. Le siège social de la société Sodimas est situé au 11 rue Ampère 26600 Pont-de-l’Isère (Tél : 04 75 84 86 00).

2. A quelles occasions pouvons-nous collecter vos données personnelles ?

Dans le cadre de l’autorisation d’accès à l’Application, Sodimas utilise certaines données à caractère personnel (nom et prénom de l’utilisateur) pour la création de votre compte personnel d’accès à l’Application.

Dans le cadre de l’utilisation de l’Application, vous êtes susceptibles de nous communiquer certaines données à caractère personnel, notamment en permettant l’accès à vos données de géolocalisation et/ou à vos fichiers numériques contenus sur votre terminal mobile, qui peuvent être intégrés à l’Application (photographies, etc.). Sodimas collecte également des données de journalisation (date et heure de connexion, etc.), à des fins de sécurité de l’Application.

3. Pourquoi Sodimas traite mes données personnelles ? Quels sont les bases légales qui légitiment le traitement de vos données ?

Sodimas collecte et traite vos données personnelles aux fins de :

• (i) permettre à l’utilisateur d’accéder et d’utiliser l’Application, via son compte personnel à l’Application ;

• (ii) de permettre l’utilisation de certaines fonctionnalités de l’Application (géolocalisation, accès aux fichiers numériques – photographies, etc. - figurant sur le terminal mobile de l’utilisateur) ;

• (iii) d’assurer la sécurité de l’Application, via la collecte de données de journalisation.

Le traitement de vos données à caractère personnel est fondé :

1. Soit sur le contrat ou les mesures précontractuelles qui vous lient à Sodimas.

Le traitement de certaines données est nécessaire à la création de votre compte d’accès à l’Application, étant précisé que l’utilisation de l’Application est soumise à l’acceptation de conditions générales d’utilisation (CGU).

2. Soit sur votre consentement

Les données de géolocalisation et les fichiers numériques que vous importez dans l’Application sont traitées par Sodimas avec votre consentement.  

3. Soit sur l’intérêt légitime de Sodimas

Les données de journalisation sont fondées sur l’intérêt légitime de Sodimas lié à la sécurité de l’Application et de son système d’information.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

4.1. Nous conservons vos données en base active jusqu’à ce que nous soyons informés de votre départ au sein de l’entreprise cliente de Sodimas, qui conduit à la fermeture du compte d’accès à l’Application, ou en cas d'inactivité du compte pendant deux ans.

Les données de journalisation sont conservées pendant une durée de douze (12) mois à compter de leur collecte.

4.2. Toutefois, à l’issu du délai visé à l’article 4.1 ci-dessus, en ce compris en tant que de besoin à compter de votre demande de suppression, vos données personnelles pourront faire l’objet d’un archivage intermédiaire afin de répondre à nos obligations légales, comptables et fiscales et/ou pendant le délai de prescription applicable (comme le délai de prescription de droit commun de cinq (5) ans consacré par l’article 2224 du Code civil).

En cas de procédure contentieuse, les données personnelles précitées ainsi que toute informations, documents et pièces contenant des données personnelles tendant à établir les faits susceptibles d’être reprochés ou concernant l’identification des mises en cause, des victimes, des témoins et des auxiliaires de justice, peuvent être conservées jusqu’au prononcé d’une décision définitive insusceptible de recours ou jusqu’à l’exécution parfaite d’un accord transactionnel signé.

5. Quels sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par les personnes habilitées de Sodimas qui ont besoin d’en connaître dans le cadre de leurs fonctions, à savoir : le service configurateur, le bureau d’études, le service commercial, le service qualité, le service SAT (support et assistance technique) et le service informatique.

Nos prestataires informatiques peuvent également accéder à vos données personnelles, dans le seul cadre d’un traitement réalisé en tant que sous-traitant de données à caractère personnel, selon les instructions de Sodimas.

Nos serveurs sont situés en France ou dans l’Union Européenne. Nous n’effectuons aucun transfert de données à caractère personnel hors Union Européenne et ne transmettons pas vos données à des partenaires commerciaux.

Sodimas peut enfin être amenée à communiquer vos données à des tiers en cas de litige, pour satisfaire à ses obligations légales ou règlementaires, ou pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Si vous êtes concerné par l’un des traitements de données personnelles mis en œuvre par Sodimas, vous disposez, dans les conditions et les limites fixées par la législation, des droits suivants :

Droit d’accès : ce droit vous permet d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées et accéder à des informations supplémentaires sur le traitement (catégories de données traitées, etc.). En cas d’exercice de ce droit, Sodimas vous fournira une copie des données personnelles faisant l’objet du traitement.

Droit de rectification : le droit de rectification permet d’obtenir la rectification des données personnelles inexactes et obtenir que les données incomplètes soient complétées.

Droit à la limitation du traitement :

Ce droit permet de restreindre l’utilisation des données personnelles, et peut s’exercer dans les cas suivants :

• Lorsque la personne conteste l’exactitude des données personnelles qu’elle a renseignées ;
• Lorsque le traitement est illicite et la personne s’oppose à la suppression de ses données en exigeant à la place la limitation à leur utilisation ;
• Lorsque le responsable de traitement n’a plus besoin des données personnelles aux fins du traitement, mais ces données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• Lorsque la personne s’est valablement opposée au traitement de ses données.

Droit d’opposition :

Ce droit permet de s’opposer au traitement de données à caractère personnel à des fins de prospection, à tout moment et sans frais, ou si le traitement est fondé sur un intérêt légitime du responsable de traitement.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : 

Ce droit permet d’obtenir du responsable de traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel.

Le droit à l’oubli peut être exercé notamment lorsque :

• Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
• La personne décide de retirer son consentement au traitement de ses données, et aucun autre fondement juridique n’autorise ledit traitement ;
• La personne s’est valablement opposée au traitement de ses données ;
• Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Une obligation légale nationale et/ou européenne l’impose au responsable de traitement.

La personne concernée ne peut pas obtenir l’effacement des données dans certaines hypothèses et notamment si le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour la constatation, l’exercice et la défense de droits en justice.

Droit à la portabilité des données :

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat, ou effectué à l’aide de procédés automatisés, la personne concernée a le droit de recevoir les données personnelles la concernant, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement.

Droit de définir des directives relatives au sort de ses données à caractère personnel après son décès :

Toute personne peut définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Information sur la mise en balance : lorsqu’un traitement est fondé sur un intérêt légitime de Sodimas, vous pouvez obtenir, sur simple demande, des informations sur la mise en balance avec les libertés et droits fondamentaux.

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Pour plus d’informations sur vos droits, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL : www.cnil.fr 

Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser un email à l’adresse suivante : accueil@sodimas.net

ou un courrier à l’attention de SODIMAS à l’adresse suivante : 11 rue Ampère 26600 Pont-de-l’Isère.

Lorsque vous formez une demande concernant l’un des droits mentionnés ci-dessus, vous devez justifier de votre identité par tout moyen. Si Sodimas a des doutes raisonnables quant à votre identité, elle pourra vous demander les informations supplémentaires apparaissant nécessaires, y compris, lorsque la situation l'exige, la photocopie d'un titre d'identité portant la signature du titulaire.

Sodimas adressera une réponse dans un délai d’un mois après la réception de la demande, ce délai pouvant être prolongé de deux mois en fonction de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 7.